Mois de l'effectif et des nouveaux clubs

Déterminer comment votre club peut s’améliorer est crucial pour garder les membres impliqués et actifs, et ainsi permettre au club de rester attractif pour les membres potentiels. Une évaluation apportera un regard objectif sur les forces et les faiblesses de votre club tenant compte des membres et de votre communauté.

Vous pouvez tout d’abord commencer par demander aux responsables de votre club d’effectuer le Bilan de santé du club. Cet exercice permet de déterminer de manière simple et rapide en quoi votre club est efficace et ce qu’il doit améliorer. Une fois que les responsables de club ont effectué le bilan, il sera important de discuter des résultats et des idées lors de la prochaine réunion du comité.

Ensuite, il faudra recueillir les suggestions de vos membres. Il est essentiel de rester à leur écoute et de les impliquer pour maintenir le dynamisme de votre club.

Il vous sera également possible de demander à une personne externe, comme l’adjoint du gouverneur ou le responsable Effectif de district, de vous aider dans ce processus. Pour obtenir un bon feedback des membres de votre club :

• Organisez des entretiens individuels
• Réalisez des enquêtes telles que Améliorer l’expérience de membre du club que vous pour trouver dans Outils d’évaluation de l’effectif
• Organisez des réunions informelles dans un endroit autre que celui où le club se réunit habituellement
• Créez des groupes de réflexion composés de membres, de membres potentiels et de non-Rotariens de votre ville ou quartier.

Après avoir écouté vos membres, appliquez dans le club les mesures correctives. L’évaluation sera plus efficace si vous la faites immédiatement, car les membres du club auront le sentiment d’avoir été compris. Si rien n’est fait, il est fort possible qu’ils se sentent démotivés, voire désavoués, et qu’à l’avenir, ils ne souhaitent plus participer à une telle activité. Quelques questions à prendre en considération lors de l’évaluation du club :

• Votre club est-il diversifié ?
• L’effectif du club reflète-t-il la diversité professionnelle de sa localité ?
• Votre club est-il viable ?
• Pourquoi des membres restent et d’autres quittent le club ?
• Votre club est-il innovant et flexible ?
• Votre club est-il connu et reconnu pour son travail ?
• Faites-vous la promotion de votre club sur la toile ?
• Comment un non-membre perçoit-il votre club ?

Après avoir réalisé les évaluations présentées lors de la première partie, l’étape suivante consiste désormais à doter le club d’une vision à court terme et pour les trois à cinq années à venir. Cet exercice vise à rendre le club plus solide et plus actif, et donc plus attractif. Au sentiment d’appartenance ressenti par les membres du club qui s’impliqueront dans ce processus, s’ajouteront une meilleure compréhension des objectifs à long terme et la volonté de travailler conjointement vers leur réalisation.

• Questions à prendre en compte durant cet exercice :
• Quels sont les atouts du club et comment en tirer parti ?
• Quels sont ses points faibles ?
• Pour quels atouts particuliers voulezvous que votre club soit reconnu ?
• Selon les forces et les faiblesses identifiées, quelles sont vos stratégies prioritaires ?
• Quels sont les changements à opérer dans un premier temps ? Quels sont vos objectifs à court et long termes pour formuler votre vision ?
• Avez-vous un plan pour les atteindre ?
• Avec qui allez-vous travailler pour contrôler l’évolution du plan stratégique et formuler des recommandations, si nécessaire ?

Le plan stratégique vous permettra ensuite de déterminer les moyens nécessaires pour concrétiser cette vision. Utile pour exprimer ou modifier cette orientation, le Guide de réflexion stratégique vous aidera à fixer les objectifs à long terme ainsi qu’à court terme. Dès que votre calendrier est prêt et les tâches à accomplir définies, vous pouvez mettre votre plan à exécution.

Il est parfaitement impossible pour les clubs d’être dynamiques et actifs sans compter de nouveaux membres. Ils apportent des idées fraîches, une nouvelle perspective et élargissent le champ d’action du club.

Après l’évaluation du club et la formulation d’une vision, la troisième étape consiste à définir des stratégies pour résoudre les problèmes identifiés. Pour beaucoup, un des défis sera d’attirer de nouveaux membres.

Pour élaborer vos stratégies de recrutement, exploitez les forces du club et tenez compte des points faibles mis en lumière par l’évaluation.

QUI SONT LES MEMBRES POTENTIELS ?

Les membres potentiels sont idéalement des personnes aux qualités reconnues qui embrassent les valeurs du Rotary et souhaitent agir au service de leur collectivité. Outre les amis et relations professionnelles, incluez des personnes ayant démontré un intérêt pour le club sans avoir été invitées à le rejoindre, et d’anciens membres du club ou d’un club de la région. Il arrive que des membres quittent le club pour un certain temps et reviennent s’ils sont invités. Pensez aussi aux jeunes professionnels ayant participé à un programme du Rotary (membres d’un EGE ou d’une action professionnelle, boursiers, participants à des échanges amicaux, diplômés des Centres du Rotary, Rotaractiens, parents/grands-parents d’Interactiens, participants au RYLA ou au Youth Exchange). Les familles ayant accueilli ces personnes font également de bons candidats.

Une fois par an, demandez aux membres du club de réaliser l’exercice Recruter de nouveaux membres. Très simple, l’activité invite les Rotariens à réfléchir aux personnes de leur entourage qui réunissent toutes les qualités pour devenir membres du club.

En vous appuyant sur les résultats de l’enquête, déterminez avec les Rotariens du club si le profil de ces prospects correspond à celui du club. Travaillentils dans les environs ? Les heures de réunion leur conviennent-elles ? Sontils des décideurs ? Apportent-ils de la diversité ? Un processus de sélection minutieux vous permettra de trouver des Rotariens engagés sur le long terme, plutôt que des membres inactifs qui risquent de quitter le club trop rapidement.

Enfin, même s’ils n’intègrent pas le club, ces membres potentiels feront toujours d’excellents bénévoles, donateurs ou amis du club et auront ainsi une expérience Rotarienne positive grâce à vous.

Attirer de nouveaux membres est important pour la croissance de votre club, mais la clé d’un bon effectif est liée à leur implication. Quelle que soit la situation de votre club, votre plan Effectif doit favoriser l’engagement actif des nouveaux membres et des plus anciens. Par « Rotariens engagés », on entend des Rotariens qui participent aux activités, aux réunions, aux événements, aux actions et à la gestion du club. L’attachement que portent ces Rotariens à leur club est aussi dû à l’amitié et à la camaraderie qu’ils y trouvent. Ils sont motivés par les actions de leur club et sont fiers de les partager avec les autres.

IMPLIQUER LES MEMBRES ACTUELS

Imaginez un instant que les membres de votre club soient vos meilleurs clients. Le principe est le même : vous devez leur proposer une expérience qui leur donne envie de revenir, de s’investir et donc de rester au club. Envisagez d’assouplir les règles d’assiduité ou de changer le format des réunions si c’est ce que souhaitent les membres. À vous de leur offrir un éventail d’options et, également, de leur montrer régulièrement votre reconnaissance.

• S’assurer que leurs efforts sont reconnus, par des marques de reconnaissance ou la célébration de dates importantes pour eux (anniversaires, etc.).
• Établir un programme de mentorat pour que les Rotariens actifs puissent encourager les moins actifs à s’investir davantage.
• Contacter les membres peu assidus pour connaître la raison de leurs absences et les remotiver.
• Veiller à ce que le club offre aux membres ce qu’ils pensaient y trouver en l’intégrant.
• Les encourager à participer à des commissions correspondant à leurs intérêts et compétences.
• Proposer des objectifs et des missions portant sur le long terme.
• Les inviter à assister à une conférence ou à un séminaire de district.
• Sonder les intérêts au sein du club et incorporer ces sujets ou activités dans les réunions et les activités du club.
• Sur le site web du club, sa page Facebook ou son bulletin, insérer des photos des membres lors d’actions ou d’événements du club pour saluer leur participation.
• Communiquer régulièrement sur la progression vers les objectifs afin de renforcer le sentiment de fierté et de rappeler l’importance de l’engagement à long terme.
• Utiliser le questionnaire de satisfaction dans Améliorer l’expérience de membre du club pour identifier les points positifs et négatifs.

Les gouverneurs sont les seuls responsables de la création de nouveaux clubs mais votre club peut jouer un rôle important dans ce domaine. Avant de vous lancer, vérifiez bien, que les membres du club sont en phase avec ce projet et informés des attentes. Pour en savoir plus sur le développement d’un nouveau club, allez sur Création d’un Rotary club : guide pratique.

QUALIFICATIONS DU CLUB PARRAIN

Le parrainage n’est pas obligatoire mais fortement recommandé. Dans leur choix d’un club parrain, le gouverneur et la commission Effectif de district prendront en compte les critères suivants :

• Avoir reçu sa charte il y a au moins trois ans.
• Avoir sanctionné par un vote la décision d’accompagner ce nouveau club pendant au moins un an.
• Être en règle vis-à-vis du Rotary.
• Avoir au moins 20 membres actifs (s’il y a plus d’un club jouant le rôle de mentor, cela ne s’applique qu’à l’un d’eux).
• Avoir un programme d’activités équilibré.

La réussite d’un nouveau club dépend de son organisation et de son fonctionnement les premiers mois suivant sa création. Le club parrain commence son rôle de mentor dès la création du nouveau club et pour une durée d’un à deux ans.

RESPONSIBILITÉS DU CLUB PARRAIN

Le président du club parrain assiste à la première réunion du comité du club avec le représentant spécial, mais chaque membre du club parrain a de nombreuses possibilités pour soutenir le club :

• Aider le gouverneur et son représentant spécial à organiser et à mettre en place les structures du nouveau club.
• Conseiller les dirigeants du nouveau club et rendre compte au gouverneur durant la première année. 
• Aider le nouveau club à se familiariser avec les règles et procédures du Rotary.
• Organiser des collectes de fonds communes.
• Aider le nouveau club à organiser ses programmes et actions durant la première année.

La plus forte perte d’effectif et la plupart des radiations de club se produisent la deuxième année. Un nouveau club bénéficiant d’un soutien actif pendant les deux premières années a une plus grande chance de devenir un club solide, dynamique et indépendant.

MEMBRES ET PERSONNEL DU ROTARY

Le personnel du Rotary et les Rotariens suivants sont à votre disposition pour répondre à vos questions et conseiller votre club pour mettre en place un plan d’action Effectif efficace. Leurs coordonnées sont disponibles sur Rotary.org, dans l’Official Directory.

DIRIGEANTS RÉGIONAUX

Les coordinateurs du Rotary servent de ressource pour les districts et les clubs. Experts du Rotary, ils proposent des meilleures pratiques et des stratégies novatrices pour attirer des membres et les impliquer ainsi que sur les initiatives régionales Effectif et la réflexion stratégique.

Les coordinateurs Image publique du Rotary peuvent fournir des conseils et des ressources pour améliorer l’image publique du Rotary, ce qui aura un effet bénéfique sur l’effectif de votre club.

Les coordinateurs régionaux de la Fondation sont une ressource clé sur tous les sujets relatifs à la Fondation Rotary parmi lesquels les subventions, la gestion des fonds, les collectes de fonds et nos programmes tels que PolioPlus et les Centres du Rotary pour la paix.

Les conseillers Fonds de dotation/ Dons majeurs travaillent avec les dirigeants régionaux et de district pour identifier et démarcher les donateurs majeurs potentiels. Ils participent aussi à l’organisation d’événements pour impliquer les supporters de la Fondation et les donateurs potentiels.

COMMISSION EFFECTIF DE DISTRICT

Elle est chargée d’identifier, de promouvoir et de mettre en place des stratégies de développement de l’effectif adaptées au district. Son responsable assure la liaison entre le gouverneur, le coordinateur du Rotary, le Rotary et les clubs du district sur toutes les questions touchant à l’effectif. Il distribue également les demandes de prospects en ligne aux clubs.

Le gouverneur ou son adjoint ont les coordonnées des membres de cette commission. Si elle n’existe pas dans votre district, suggérez-en la création.

ADJOINT DU GOUVERNEUR

Il travaille avec votre club pour l’aider à devenir plus dynamique et à attirer des nouveaux membres et les fidéliser. Contactez votre gouverneur pour plus d’informations.

Informez la commission de district et votre adjoint de gouverneur des objectifs et initiatives réussies de votre club en matière d’effectif. Il est tout aussi important pour votre district de connaître les stratégies innovantes et efficaces au niveau des clubs que le type d’aide à vous apporter.