POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DES DONNÉES DES DISTRICTS DU ROTARY INTERNATIONAL UTILISANT LA PLATEFORME RODI

Introduction

Le Rotary International et la fondation du Rotary International (individuellement ou collectivement désignés ci-après « Rotary » ou « nous ») respectent la confidentialité de vos données et s'engagent à la protéger en mettant en place une politique de confidentialité pour ce site web (ci-après désignée « Politique »). Protéger les informations qui nous sont confiées est une question à laquelle le Rotary accorde la plus haute importance.

Cette Politique décrit le type de données qui sont collectées par nous ou fournies par vous, et elle décrit également nos politiques et nos pratiques pour collecter, utiliser, protéger et diffuser ces données.

Cette Politique peut être modifiée à tout moment (voir Modifications de notre politique). Pour toutes questions relatives à la signification ou à l'interprétation de cette Politique, la version Française fera foi. 

Les Districts du Rotary International (utilisant la plateforme Rodi (ci-après désigné District) sont des associations loi 1901 formant un sous ensemble du Rotary International en regroupant les Rotary et Rotaract Clubs dans une région (les clubs sont aussi des associations loi 1901).

Données que nous collectons 

Nous collectons plusieurs types de données personnelles pouvant être utilisées pour vous identifier (« Données personnelles »), y compris :

  • NIM : n° de membre interne du Rotary
  • Prénom(s) et nom
  • Adresse postale
  • E-mail
  • Numéro de téléphone
  • Sexe
  • Année de naissance
  • Prénoms et noms du conjoint
  • Profession
  • Photographies/images

 

Procédés utilisés pour collecter les données

Nous collectons les données personnelles à partir : 

  • Des utilisateurs de notre site web du District
  • Des membres de clubs Rotary et Rotaract
  • Des participants aux manifestations du District
  • Des participants aux programmes du Rotary.

Nous collectons ces données :

  • Lorsque vous nous les fournissez directement au travers d'interactions hors ligne ou en personne
  • Sur le site web du District ou du Club
  • Lorsque vous devenez membre d'un club Rotary ou Rotaract
  • Lorsque vous utilisez nos services
  • Lorsque vous participez à nos programmes ou vous inscrivez et/ou assistez à un événement que nous organisons
  • Lorsque vous interagissez avec nous d'une autre façon, par exemple en nous contactant pour poser une question.

 

Données que vous nous fournissez.

Nous collectons des données lorsque vous interagissez avec le District Rotary, que ce soit au travers de notre site web, hors-ligne ou en personne :

  • Données personnelles que vous fournissez en faisant une demande ou en devenant membre d'un club Rotary ou Rotaract.
  • Données personnelles que vous fournissez en utilisant les services disponibles sur notre site web, notamment : 
    • Espace Membre
    • Site web public
  • Données personnelles que vous fournissez lorsque vous vous inscrivez à un concours ou profitez d'une promotion que nous proposons
  • Données personnelles que vous fournissez lorsque vous nous signalez un problème relatif à notre site web.
  • Dossiers et copies de courriers (y compris les e-mails, autres messages électroniques et publications sur les réseaux sociaux) que vous nous fournissez lorsque vous nous contactez.
  • Inscription à des manifestations du District. 
  • Données biographiques ou autres que vous communiquez à votre Rotary club ou district (par exemple, si vous choisissez de vous porter candidat à une fonction dirigeante au niveau du club, du district ou du Rotary). 

Il se peut également que vous fournissiez des données à publier (ci-après désigné « Publication ») dans des sections publiques de notre site web ou à diffuser à d'autres utilisateurs du site web (ci-après désignés collectivement « Contenu Utilisateur »). Vous assumez tous les risques inhérents à la publication et à la diffusion de votre Contenu Utilisateur. Nous limitions l'accès à certaines pages et vous avez la possibilité de restreindre l'accès à certaines de vos données en réglant les paramètres de votre compte, mais nous n'avons aucun contrôle sur les actes d'autres utilisateurs du site web avec lesquels vous choisissez de partager votre Contenu Utilisateur.

Usage, adresses IP, cookies et autres procédés.

Lorsque vous naviguez dans notre site web ou avez une interface avec lui, il se peut qui nous collections automatiquement des données sur votre équipement ou vos actions et schémas de navigation, y compris :

  • Des détails sur vos connexions à notre site web, notamment votre trafic, votre localisation, vos journaux et vos autres données de communication ainsi que sur les ressources auxquelles vous accédez ou que vous utilisez sur notre site web ; 
  • Votre connexion Internet, y compris votre adresse IP, votre système d'exploitation et votre navigateur.

Lorsque vous êtes connecté à votre compte du site Web du District ou du Club, les informations que nous collectons de cette façon restent anonymes. Elles sont compilées en données statistiques et ont pour finalité de nous aider à améliorer notre site web et de fournir des services plus personnalisés en :

  • Fournissant une estimation de la taille de notre public et des statistiques sur la navigation, déterminant la popularité du contenu et dégageant des tendances quant à son usage ; 
  • Permettant de vous reconnaître quand vous revenez sur notre site web (seulement pour les membres).

Nous utilisons des cookies uniquement pour vous identifier après saisie du nom d’utilisateur et mot de passe, ce qui permet de ne pas avoir à ressaisir le mot de passe à chaque accès à une page de l’espace membre, nous n’utilisons pas de cookie de traçage ou marketing. Un « cookie » est un petit fichier placé sur le disque dur de votre ordinateur. Vous pouvez refuser les « cookies » en configurant votre navigateur. Nous attirons votre attention sur le fait que s'opposer à l'enregistrement de « cookies » peut interdire l'accès à certaines parties de notre site web comme par exemple l’espace membre.

Lorsque vous êtes connecté à votre compte District, nous collectons les données d'utilisation liées à votre compte individuel. Ces données sont collectées pour améliorer les fonctionnalités du site web, ainsi que personnaliser son contenu et son comportement à votre attention. Nous traitons ces données personnelles conformément à la Politique ici énoncée. 

Les « cookies » tiers et autres procédés

 

Les cookies tiers utilisés sont ceux de Google Analytics,
Depuis, le mois de Juillet 2023 a été décisif pour la populaire application de statistiques web de Google avec deux événements importants.

 

  • Depuis le 1er Juillet 2023, Google Universal Analytics (la version historique de Google Analytics) a totalement disparu et ce, au profit de Google Analytics 4. Cette nouvelle version de Google Analytics est mieux respectueuse des données personnelles (Google avait communiqué dès Mars 2022 concernant l’arrivée obligatoire au 1er Juillet 2023 de cette nouvelle version).
  • Le 10 Juillet 2023, la CNIL a publié l’information suivante sur son site internet : Transferts de données vers les États-Unis, la Commission européenne adopte une nouvelle décision d’adéquation. Concrètement, ‘la Commission européenne constate que les États-Unis assurent un niveau de protection des données personnelles équivalent à celui de l’Union européenne. Les transferts de données personnelles depuis l’UE vers certains organismes étatsuniens peuvent désormais s’effectuer librement, sans encadrement spécifique’.

Ces deux événements sont très importants et semblent rendre Google Analytics conforme au RGPD et donc légal. La nouvelle version de Google Analytics était un premier pas vers la conformité mais l’accord de la Commission européenne pour le transfert des données vers les Etats-Unis rend le fonctionnement de Google Analytics conforme au RGPD.

  

Comment nous utilisons vos données personnelles

Nous utilisons les données que nous collectons à votre sujet ou que vous nous fournissez, y compris vos données personnelles :

  • Pour vous présenter notre site web et son contenu.
  • Pour vous fournir des informations, produits ou services que vous nous avez demandés.
  • Pour proposer et exécuter nos opérations essentielles qui incluent :
      • Tenir les obligations du District envers les Rotariens, les Rotaractiens et autres individus
      • Soutenir la Fondation Rotary, notamment les efforts de recherche de fonds
      • Faciliter la préparation de la convention et d'autres grandes manifestations
      • Communiquer les messages clés de l'organisation au travers de ses publications et autres ressources
      • Soutenir les programmes et l'effectif du Rotary
      • Se conformer à toutes les obligations légales
      • Préserver l'héritage du Rotary en constituant et en gérant des archives correctes qui documentent efficacement l'histoire du Rotary.
  • Dans les finalités pour lesquelles elles ont été fournies.
  • Pour vous informer de changements apportés à notre site web ou aux produits et services que nous proposons ou fournissons par son biais.
  • Pour vous permettre d'utiliser les interfaces proposées par notre site web.
  • Pour stocker des informations sur vos préférences afin que nous puissions adapter notre site web à vos centres d'intérêt.
  • Pour nous aider à développer et à tester des mises à jour de ce site web et d'autres applications du Rotary qui soutiennent les opérations essentielles du Rotary.
  • De la manière qui vous est expliquée lorsque vous fournissez ces données personnelles.
  • Pour tout autre but pour lequel nous avons votre accord. 

  

 

Communication de vos données personnelles

Nous ne communiquons jamais les données personnelles des membres sans leur accord explicite. 

Il se peut que nous transmettions les données personnelles que nous collectons ou que vous nous fournissez conformément à cette Politique :

  • Au club Rotary ou Rotaract dont vous êtes le membre, le cas échéant, ainsi qu'au district correspondant.

Il se peut que nous communiquions vos données personnelles :

  • En réponse à des obligations légales et réglementaires.
  • Si cela est nécessaire ou approprié pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité du Rotary, de Rotariens, de Rotary clubs, de districts, etc.

 

Droits d'accès et de rectification des données personnelles

Vous pouvez accéder à et rectifier vos données personnelles en :

  • Sur le site du district par la page contact
  • Par email au responsable DPO du district 

Nous ne pouvons pas répondre favorablement à une demande de rectification des données personnelles lorsqu'une telle demande est en violation de la législation en vigueur ou rendrait les informations inexactes.

 

Protection des données

Nous avons mis en œuvre des mesures techniques et opérationnelles destinées à protéger les données à caractère personnel contre la perte accidentelle, l'altération, la diffusion ou l'accès non autorisé. De plus :

  • Lors de la conception de nouveaux systèmes ou de l'amélioration de systèmes existants, le District met en œuvre une protection appropriée des données dans ses procédures de traitement. 
  • Les données personnelles que vous nous fournissez sont stockées dans nos serveurs sécurisés par des mots de passe derrière des pare-feu, et nous utilisons un cryptage SSL (Secure Sockets Layer)  lors de la consultation ou la mise à jour des données.
  • Nous formons nos membres responsables Administrateurs district, équipes de district et Administrateurs Clubs à l'importance de la protection des données et nous nous concentrons spécifiquement sur les mesures de protection contre la diffusion non autorisée de données personnelles.

Vous êtes également responsable de la sécurité de vos données personnelles, notamment de la conservation confidentielle des mots de passe que nous vous avons donnés ou que vous avez choisis. Nous chiffrons les mots de passe enregistrés sur notre site web pour les protéger contre un accès non autorisé avec un algorithme non réversible, ce qui signifie qu’une personne ayant accès au mot de passe chiffré ne pourrait pas le déchiffrer. 

Malheureusement, la sécurité des transmissions via Internet ne peut être garantie. Nous faisons tout notre possible pour protéger vos données personnelles, mais nous ne sommes pas en mesure de garantir la sécurité des données que vous transmettez au travers de notre site web ou de tout réseau public. Vous assumez les risques de toute transmission de données personnelles. Sans préjudice des obligations légales obligatoires auxquelles nous pourrions être soumis, nous ne pouvons pas être tenus responsables de tout contournement des mesures de protection de la confidentialité ou de sécurité de notre site web.

Modifications

À tout moment, le District peut modifier, ajouter ou éliminer des éléments de cette Politique. Dans ce cas, la Politique modifiée entre en vigueur à compter de sa mise en ligne. La date de la dernière modification figure en bas de page. Nous vous recommandons de lire régulièrement cette Politique. En continuant à utiliser notre site web, en étant membre de l'un de nos clubs ou en participant à nos programmes, vous êtes réputés accepter cette dernière version.

Nous contacter

Chaque District a son siège au domicile du Gouverneur ou à une adresse indiquée sur le site Web du District.

Dernière version : 01 juillet 2023.