IMPORTANT : Message pour les Présidents actuels et élus, les Bureaux actuels et futurs des clubs - Modes d'emploi MyRotary, District & sur service-public.fr

Chers Présidents actuels et élus,
Chers Bureaux actuels et élus,

Comme vous le savez, la prochaine année rotarienne arrive à grands pas.
Permettez-moi de vous informer sur les démarches à faire pour préparer au mieux votre club et être dans les temps.
Ces guides vous permettront de bien appréhender la transition.
Ces démarches doivent etre faits par l'équipe actuelle en charge du club, afin que l'équipe suivante ne soit pas bloqué pour accéder aux sites clés.

MyRotary : Comment se créer un compte myrotary (si cela n'est pas encore fait)

Modification/enregistrement des dirigeants entrant ou des effectifs sur myrotary :

Opération que le Bureau actuel du club doit faire (Président, Secrétaire ou Trésorier) :

But : mettre à jour les dirigeants entrant du club ainsi que les responsables de Commissions.

IMPORTANT : DOIT ETRE FAIT AVANT LE 30 JUIN 2018

note : les screenshots datant de l'année dernière, merci d'imaginer cela avec les dates de l'année prochaine.

Vous devez bien entendu réitérer la manoeuvre pour chaque dirigeant entrant.

Modification / renseignement des dirigeants entrant sur le site du District

Voici la démarche pour mettre à jour vos dirigeants sur le site du District

Cela doit être réalisé par le Bureau actuel (2017-2018) :

Connectez-vous sur le site du District

Si vous ne connaissez pas vos identifiants, cliquez sur "Réinitialiser le mot de passe" puis surveillez votre email.
Suivez les instructions pour recréer un mot de passe
Pour qu'il soit sécurisé, merci de choisir un mot de passe avec minimum une majuscule, des minuscules et un chiffre
Evitez les mots de passe de type 123456 ou AZERTY ou "date de naissance".

Si vous ne voyez pas ce choix de menu, c'est que vous n'êtes pas dans le Bureau de cette année.
Attrapez un membre du bureau de cette année, sequestrez le dans une salle sans fenêtre avec une connexion internet et un ordinateur et faites lui faire la manoeuvre !!!

Selectionnez l'année suivante (et éventuellement la suivante si vous avez déjà les noms des dirigeants suivants)

Selectionnez tous les dirigeants a chaque poste et validez
Si la personne n'est pas dedans, contactez le webmaster du District à : webmaster@rotary1730.org

Après le 1er juillet 2018 (et/ou après le PV de la passation de pouvoirs de votre club) : Modification de votre association sur service-public.fr

Cette démarche vous évite de longues queues à la Préfecture ou au Greffe du Tribunal ou par le papier/courrier qui peut durer loooooongtemps !

Les documents nécessaires avant de commencer la procédure :

  • Le PV de l'AG (au format PDF) signé, qui vous désigne comme Président Elu (et qui indique aussi qui sera le Secrétaire et le Trésorier ainsi que les adjoints).
  • Les statuts du club s'ils ne sont pas déjà en ligne.
  • Le numéro d'enregistrement de l'association loi 1901 du club, il s'agit du numéro lors de la déclaration en préfecture. L'association reçoit en effet automatiquement un numéro d'inscription au répertoire national des associations (RNA). C'est un numéro qui débute en général par "W"
    Si vous ne connaissez pas ce numéro, vous pouvez le retrouver ici (bonne chance c'est très gros comme fichier) : https://www.data.gouv.fr/fr/datasets/repertoire-national-des-associations-rna/#_

N'oubliez pas de notifier dans ce PV que vous êtes habilité à ouvrir un compte bancaire ou à reprendre la gestion du compte bancaire existant (mettre les noms et prénom et fonctions de l'ensemble du bureau, éventuellement les métiers de chacun). Cela ne servira pas à la déclaration mais plus tard au niveau de la banque c'est mieux.

Comme vous le savez peut-etre, l'administration (tout comme le Rotary International) ne connait pas le role de Protocole.
Vous pouvez si vous le désirez le mettre comme "Secrétaire Executif" (au niveau du RI); au niveau de l'administration, vous pouvez le mettre comme 2ème adjoint du Secrétaire par exemple

Si vous rencontrez des difficultés, n'hésitez pas à demander de l'aide

Article de :
Dinh Hoan Tran
RC Nice
Responsable Courrier du District - D1730 2017-18